La serata dedicata alla storia di Anna ha coinvolto sia nuove persone che alcuni dei partecipanti del primo incontro di Managers’Cafè; sono molto soddisfatta nel constatare quanto sia facile spezzare il ghiaccio e creare un ambiente aperto e disponibile in cui persone che si incontrano per la prima volta discutono e si confrontano con grande interesse e competenza. In questo secondo incontro del cafè Daniela era malata, è molto curiosa di sapere come è andato il pomeriggio mi ha fatto molte domande che condivido con voi contando sul vostro supporto per integrare ed ampliare con le vostre impressioni e considerazioni.

Daniela: Durante il primo manager’s cafè, la conversazione ha preso

l’avvio molto facilmente anche se le persone presenti non si conoscevano tra loro. La magia è avvenuta anche questa volta?
Monica: Anche questa volta l’impostazione dell’incontro è stata efficace si è ricreata quella che tu chiami magia, un ambiente vivo ed al contempo rilassato. Approfondire la storia di Anna e poi lavorare in modo ordinato in piccoli gruppetti ci ha permesso di scambiare molte idee conoscendoci durante la conversazione.
Daniela: Quanto si sono riconosciuti nella storia di Anna?
Monica: Qualsiasi tipo di azienda si trova a pianificare o almeno a voler

pianificare le sue attività, le sfide nella gestione dei clienti sia interni che finali accomunano molte esperienze. Ci siamo immedesimati nei problemi di Anna e parlando di lei abbiamo avuto modo di parlare anche delle nostre esperienze in azienda sia per similitudine che considerando le differenze.
Daniela: Come è proseguita la conversazione? Che analisi è stata fatta?
Monica: Per organizzare un dipartimento di project managemen

t come nel caso di Anna, si devono avere degli strumenti per monitorare persone, progetti, clienti e le relazioni con gli Altri Dipartimenti dell’azienda. Il processo per facilitare le analisi ed i suggerimenti è stato davvero efficace ogni gruppo ha lavorato su tutte e 4 le aree riprendendo ed approfondendo quanto fatto dagli altri. Un flusso di molto creativo ed efficace. In un’ora abbiamo definito cosa osservare, come fare queste misurazioni\osservazioni, quanto tempo Anna deve investire. Alla fine siamo riusciti ad avere un quadro completo.

Daniela: Che consigli possiamo dare a chi si trova nella situazione di Anna?
Monica: Intanto possiamo consigliare di definire cosa vuole sapere, monitorare e misurare del suo dipartimento. Iniziando così dalla domanda giusta. Quindi possiamo consigliare di avere molta atte

nzione nella valutazione del tempo che si vuol dedicare a ciascuna attività per non sobbarcarsi una quantità di impegni che poi non sono gestibili. L’ultimo passaggio e come eseguire il monitoraggio e ciò avviene in base a quello che vogliamo sapere ed il tempo che vogliamo investire.
Daniela: Cosa ti ha colpito nella conversazione?
Monica: Sono stata molto impressionata dall’intenso scambio di idee ed opinioni che si è creato. Qualcuno ha osservato che organizzando in questo modo le riunioni si riuscirebbe ad essere molto fattivi. Ho notato anche con quanta attenzione si è affrontato l’argomento monitoraggio delle persone e relazione con gli altri dipartimenti. Quando si ha a che fare con le relazioni umane (continuative) abbiamo bisogno di riflettere molto attentamente, non ci sono soluzioni precostituite o strumenti da applicare con leggerezza. Mi ha anche colpito che a volte ci si affidi più a strumenti che mediano le interazioni (questionari, mansionari, procedure) che alla leadership ed alla comunicazione diretta.

Daniela: Cosa ci aspetta nel prossimo Manager’sCafè?
Ti propongo di parlare di comunicazione interna, pensa magari ad un caso di riorganizzazione, acquisizione o di cambiamento importante ed all’impatto sulle persone. Che ne dite?