Risposta Caso 1

Le mail, gioie e dolori nell’utilizzo di  un mezzo di comunicazione ormai essenziale nel lavoro. Molte delle informazioni quotidiane passano dalle e-mail, è ormai così naturale scrivere un’email per avere una informazione o per darla che talvolta non ci alziamo neppure dalla scrivania per andare a parlare direttamente ad un collega. E’ così che le nostre caselle di posta si riempiono velocemente e passiamo quasi più tempo  con lo sguardo fisso sul monitor che confrontandoci con le persone.

Proprio di mail e dei problemi che possono nascere (e che nascono) da un uso non attento di questo strumento abbiamo parlato nel MANAGERS’CAFÉ  di Marzo. Nel nostro salotto del management abbiamo dato i nostri consigli a Matilde, Direttore delle Risorse umane di una media azienda italiana, che ci chiedeva come scrivere un galateo delle e-mail.

Risposta al caso 2

Molti dei nostri ospiti hanno raccontato la propria esperienza con le guide all’utilizzo delle mail, i pratici suggerimenti permettono di migliorare ma non evitano completamente i problemi. Problemi che stanno aumentando perché la comunicazione scritta immediata, anche attraverso altri tipi di applicazioni come whatsapp o skype, è sempre in aumento.

Il mito per cui scrivere rende le informazioni più chiare, oggettive ed incontrovertibili è decisamente consolidato, questa convinzione che sicuramente è vera quando poniamo la dovuta attenzione a ciò che scriviamo, ci porta ad estremizzare l’uso delle mail  e ad aumentare i pericoli di fraintendimento.

Risposta al caso 3

Sottovalutiamo infatti che ogni comunicazione è fatta da un contenuto e da un’intenzione. Il messaggio emotivo  passa anche attraverso la comunicazione scritta e non avendo la possibilità di vedere\sentire  la reazione del nostro  interlocutore può se mal interpretata creare profondi screzi personali.

Proprio sulla possibilità di distorce la comunicazione scritta abbiamo “giocato” nel nostro incontro  1 marzo. Per allenarci ad esprimere l’intenzione emotiva nella comunicazione scritta abbiamo proposto ai nostri ospiti 4  situazioni difficili a cui rispondere via e-mail ma, invece di utilizzare le parole, di  “scrivere” per immagini  preparando una mail collage.

CASO 1– Sono arrabbiata con un collega che non mi risponde\non mi consegna in tempo quanto promesso

CASO 2 – Un cliente mi ha fatto una richiesta urgente ma non ho tutte le informazioni

CASO 3 – il mio capo mi chiede di fare delle attività non pianificate con tempi impossibili

Caso 4 – Un cliente continua a rimandarmi un appuntamento e in questo modo blocca le mie attività e la mia pianificazione.

Una volta preparate le mail-collage sono state “lette” dagli altri.

L’esperimento che abbiamo fatto al MANAGERS’CAFE’,  mail che esprimono emozioni attraverso l’utilizzo di immagini è stato un ottimo modo per stimolare la consapevolezza e condividere con il gruppo l’intenzione nella soluzione dei problemi.

Non sempre l’interpretazione è stata facile, come accade anche nelle mail scritte a parole, ma la forza dell’immagine e dell’esprimersi per metafora rende chi legge molto più ben disposto e facilita la comprensione reciproca.

Grazie mille a tutti i partecipanti per le belle mail! Vi aspettiamo il 5 Aprile per parlare di comunicazione interna e branding aziendale.

L'articolo Le conversazioni del Managers’Cafè- Guida di sopravvivenza nella giungla delle e-mail proviene da Formazione Network.